Comment calculer les frais réels ?

Sommaire

Les frais réels sont les dépenses réalisées sur ses revenus personnels dans le cadre de son travail. On parle également de « frais professionnels ».

Si, dans le cadre de votre activité professionnelle, vous estimez que vos frais dépassent le montant de la déduction forfaitaire de 10 % de vos revenus (seuls les salariés n'ayant pas opté pour le régime de déduction des frais réels bénéficient de cette déduction au titre des frais inhérents à leur profession), vous pouvez décider de les mentionner sur votre déclaration de revenus.

Cette fiche pratique vous explique comment calculer les frais réels.

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1. Déterminez les frais pouvant être pris en compte dans le calcul des frais réels

Votre calcul de frais réels ne doit concerner que les dépenses réalisées dans le cadre de votre travail. Celles-ci doivent également être liées au maintien ou à l'augmentation de vos revenus professionnels.

Ne sont admis au calcul des frais réels que :

  • les frais de transports pour les trajets directs et sans détour entre le domicile et le lieu de travail ;
  • les frais de repas, si vos horaires et la distance ne vous permettent pas de rentrer chez vous ;

Bon à savoir : pensez à déduire le montant forfaitaire de 4,95 € par repas pour les dépenses engagées en 2021, et 4,90 € pour les dépenses engagées en 2020.

  • les frais de formation si vous en avez eu à votre charge ;
  • les déplacements réalisés dans le cadre de votre travail ;
  • les locaux et équipements professionnels ;
  • certains frais liés au télétravail (une partie de la facture de téléphone, du fournisseur d'accès à internet, du loyer ou encore du matériel dont vous avez besoin pour travailler – un ordinateur par exemple).

Le choix de déclarer les frais réels exige d’être extrêmement méticuleux du 1er janvier au 31 décembre. Vous devez garder précieusement tous les justificatifs, non seulement pour calculer le montant total et exact de ces frais, mais surtout pour être en mesure de les prouver si l’Administration fait un contrôle.

Bon à savoir : il n’est pas nécessaire de joindre les justificatifs à votre déclaration de revenus ; en revanche, conservez toutes les preuves de vos dépenses pour frais réels pendant 3 ans après l’année de déclaration de revenus.

Important : respectez ce cadre, sans quoi en cas de contrôle fiscal vous serez redressé et aurez à payer une majoration de 10 %, alors que le but est de payer moins d’impôts.

À noter : lorsque la valeur de la succession est insuffisante pour régler les frais d’obsèques, les héritiers sont autorisés à déduire de leur revenu global imposable les frais funéraires payés pour un ascendant décédé. Dans cette hypothèse, l’administration fiscale a la possibilité de demander aux héritiers qui ont déduit ces frais de justifier de leur lien de parenté, d’absence d’actif successoral nécessaire et du paiement effectif des frais (rép .min., n° 7287, JOAN du 4 juin 2019).

2. Évaluez vos frais kilométriques pour calculer les frais réels

Les trajets pour vous rendre sur votre lieu de travail et pour vos déplacements professionnels avec votre voiture ou deux-roues constituent la partie la plus complexe du calcul de vos frais réels :

  • pour le transport domicile-travail, en dessous d’un trajet de 40 km, prenez l’intégralité du kilométrage ;
  • au-delà, les kilométrages ne sont pas pris en compte dans le calcul, sauf exception.

Bon à savoir : selon certaines circonstances (mais hors convenances personnelles), vous pouvez prendre en compte ces kilométrages ; vous devrez en donner la raison au fisc pour justifier votre calcul.

Vous pouvez au choix :
  • Déduire les dépenses réelles à proportion du kilométrage parcouru au titre de votre activité professionnelle ;

Exemples : frais d’entretien, carburant, réparations, assurance, stationnement, dépréciation du véhicule, remplacement de pièces et pneus…

Bon à savoir : la loi n° 2018-1317 du 28 décembre 2018 de finances pour 2019 précise en outre à l'article 83 du Code général des impôts que le barème forfaitaire prend en compte la puissance administrative du véhicule et la distance annuelle parcourue, mais également le « type de motorisation du véhicule ».

Important : le montant de la déduction des dépenses réelles ne peut pas être supérieur à l’évaluation faite à partir du barème de l’administration fiscale.

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3. Reportez le montant calculé de vos frais réels sur votre déclaration de revenus

Additionnez tous les montants TTC de vos différents frais professionnels (repas, formation, locaux et équipements professionnels) ainsi que les frais kilométriques dont vous pouvez justifier l'existence.

Reportez ces montant sur votre déclaration de revenus dans les cases 1AK à 1DK.

Conseil : gardez précieusement dans une boîte archive tous les preuves de vos frais.

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